Для владельца любой компании важно своевременно и грамотно произвести кадровый аудит, проверить документы и подготовиться к приходу трудовой инспекции и прочих проверяющих органов. Как показывает практика, довольно малое количество руководителей предприятий может пройти такую проверку спокойно, с полной уверенностью в отсутствии нарушений кадровой документации. Это может быть связано как с недостаточным уровнем квалификации работников, так и с неправильно организованной кадровой политикой. Решением в данной ситуации может стать заказ необходимого комплекса услуг кадрового аудита и полной проверки документов.
Только крупные предприятия могут выделить финансы на содержание в штате отдельных специалистов по кадровому учету. В небольших компаниях эту функцию обычно доверяют бухгалтеру. Однако учет кадрового делопроизводства представляет собой настолько трудоемкий процесс, что его обеспечение отнимает у работника все время, не оставляя возможности сосредоточиться на других делах и документах. Такое положение вещей приводит к неминуемым ошибкам и нарушениям в кадровой документации, что может повлечь за собой серьезные штрафные санкции, вплоть до судебного иска против компании. Поэтому грамотные руководители предпочитают за разумную стоимость нанять специалиста по проведению кадрового аудита, чтобы в нужный срок привести документы в соответствие нормативным актам, разрешить трудовые споры и подготовиться к проверкам.
Проведение кадрового аудита является лучшим способом привести документы в соответствие с нормами законодательства и свести к минимуму риск нежелательных последствий при проверке. Кадровый аудит может выявить:
- нарушения документооборота;
- ошибки в кадровом учете;
- ошибки в первичных документах и договорах;
- несоответствия нормативных актов требованиям законодательства;
- нарушения в исчислении заработной платы и прочих выплат сотрудникам;
- недостаточный уровень квалификации работников;
- несоблюдение трудового режима и прочие нарушения.
Компания “НАЗВАНИЕ” предлагает аудиторские услуги в сфере кадрового делопроизводства по выгодной стоимости для ИП в ВАШ ГОРОД. Наши специалисты проведут кадровый аудит и представят вам полный отчет о проверке документов с рекомендациями по оптимизации делопроизводства.
Цели и задачи кадрового аудита
Целями кадрового аудита организации являются:
- изучение первичной и текущей кадровой документации и определение ее соответствия законодательным нормативам;
- устранение нарушений и минимизация финансовых рисков заказчика при прохождении проверки трудовой инспекцией;
- проверка учета кадровых документов (трудовых договоров, зарплатных листов и т. д.) на предмет соответствия реальным фактам;
- недопущение риска административной ответственности компании;
- экспертная оценка кадрового учета, трудовой деятельности организации и уровня квалификации сотрудников кадрового отдела.
Круг задач кадрового аудита довольно широк.
В первую очередь специалисты по аудиту проверяют соответствие кадрового документооборота законодательным предписаниям и анализируют заполнение отчетности на предмет выявления нарушений. Особое внимание уделяется прохождению плановых и внеплановых государственных проверок. Для этого тщательным образом изучаются трудовые книжки, договоры, больничные листы, личные дела сотрудников и другие кадровые документы. По итогам аудиторской проверки составляется подробный отчет о нарушениях и разрабатывается методология их устранения.
Важной составляющей кадрового аудита является анализ правильности расчетов по трудовым выплатам и налоговым отчислениям. Проверяются такие документы, как:- расчетные листы по заработной плате штатных сотрудников;
- расчетные листы сотрудников, работающих по трудовому договору;
- листы компенсационных выплат.
В результате проведения кадрового аудита на предприятии происходит выявление всех недочетов, ошибок в документообороте, трудовых споров, неправильной организации кадрового учета. По всем этим фактам руководителю компании в конфиденциальном порядке представляется полный отчет по аудиту.
В задачи кадрового аудита также входят консультационные услуги по разъяснению заказчику и работникам норм трудового законодательства.
https://www.youtube.com/watch?v=Ndf8H_SCKv8
Этапы кадрового аудита
Проведение процедуры кадрового аудита сотрудниками специализированной компании разбивается на несколько этапов:
- анализ кадровой деятельности организации с целью определения круга первостепенных задач;
- составление коммерческого предложения заказчику;
- составление плана аудиторской проверки и его согласование с владельцем предприятия;
- проведение аудита кадровых документов, включающего их тщательное изучение и проверка соответствия нормам трудового законодательства;
- отдельное рассмотрение обязательной кадровой документации, законодательно предписанной к ведению на предприятии;
- отдельное рассмотрение кадровой документации, регулирующей деятельность предприятия в зависимости от его специфики;
- сопоставление полученных при аудите данных с предписаниями трудового кодекса и нормативными документами, регулирующими деятельность предприятия в сфере кадрового делопроизводства;
- составление подробного аудиторского отчета, содержащего в себе достоверные сведения о ведении кадровой политики на предприятии, квалификации работников, состоянии кадровой документации и выявленных в ходе проверки нарушениях трудового законодательства;
- составление рекомендаций по оптимизации кадрового делопроизводства на предприятии и устранению допущенных нарушений в кадровом учете;
- представление составленных отчетов руководителю предприятия (заказчику) и оказание консультационных услуг, в ходе которых будут подробно разъяснены результаты аудита кадровой документации и рекомендации к исправлению нарушений;
- выдача заключения по результатам кадрового аудита на предприятии;
- контроль выполнения рекомендаций по устранению нарушений в кадровой документации и выдача свидетельства об успешном прохождении кадрового аудита по итогу принятых мер.
Разновидности кадрового аудита
Для удобства заказчика предлагается несколько видов кадрового аудита. В зависимости от целей проверки заказчик может выбрать именно тот кадровый аудит, которые будет направлен на устранение явных нарушений.
Разновидности кадрового аудита:
- полный аудит;
- целевой аудит;
- аудит по выбранному нарушению.
Полный кадровый аудит представляет собой масштабную проверку, затрагивающую все сферы деятельности работников кадрового отдела. Анализ кадровой документации производится с особой тщательностью в строго определенный срок и может затрагивать сразу несколько отчетных периодов. На основании отчета о проведении кадрового аудита формируется полное и всеобъемлющее мнение об эффективности работы предприятия, которое может кардинально изменить подход к ведению кадровой политики. После проведения кадрового аудита компания будет полностью готова к визиту трудовой инспекции и представителей других контролирующих инстанций.
Целевой кадровый аудит – это проверка одного конкретного подразделения или выбранных сотрудников, отвечающих за ведение кадровых документов. Как показывает практика, если в результате проведения целевого аудита не было выявлено нарушений в кадровой документации и оснований для штрафных санкций, можно утверждать, что работа всего предприятия ведется в полном соответствии с нормативами законодательства. Дополнительным преимуществом целевого кадрового аудита являются: сжатые сроки, небольшая стоимость, эффективность.Если отчет о проведении целевого аудита содержит информацию о большом количестве нарушении в документах, руководитель компании должен инициировать полный кадровый аудит.
Довольно распространенной услугой в сфере аудита кадрового документооборота является аудит по выбранному нарушению. Этот вид проверки показан к проведению при небольшом штате сотрудников, занимающихся кадровой документацией. В процессе аудита в короткий срок выявляются недочеты в работе кадрового отдела и ошибки в документах, информация о которых представляется заказчику вместе с рекомендациями по их исправлению. Для ИП такой вид кадрового аудита чрезвычайно полезен, так как предоставляется по максимально доступной цене и позволяет получить экспертное мнение о работе предприятия и соответствии первичной документации законодательным нормам.
