Правила и тонкости оформления документов по новому ГОСТ

В 2018 г. вступили в силу новые правила оформления документов. Прежний ГОСТ, применяемый в российском делопроизводстве, действовал с 2003 г. За минувшие с того времени 15 лет в жизни страны произошли серьезные изменения. Это было учтено при разработке и подготовке государственного стандарта, отвечающего сегодняшним требованиям.

Оформление документов

Основные сведения о документообороте

В серьезных учреждениях все организационно-распорядительные бумаги оформляются по установленным правилам. Единые требования удобны не только при составлении и проверке отчетности, но и в деловом документообороте. В идеале стандарты должны соблюдаться в ведении и внешней, и внутренней документации:

Оборот документации

Документопоток

  1. Сам по себе оборот документации определяется как совокупность движения бумаг по цепочкам от их непосредственных издателей и составителей до исполнителей и обратно. Он должен представлять собой такую систему, которая позволяет довести информацию до всех заинтересованных в ней лиц, осуществлять контроль над ее прохождением, вести строгий учет.
  2. Оборот может осуществляться в электронной форме и на бумажных носителях. Как правило, две эти составляющие или взаимодополняют, или полностью дублируют друг друга.
  3. Для электронных форм предусмотрены отдельные правила заверения, утверждения, способы подписания и постановки печатей и штампов.
  4. Важная роль делопроизводства определяется зависимостью от грамотного его ведения четкости формулировок, сроков прохождения бумаг. Это впрямую влияет на правильность и скорость решений, действий, а значит, и на конечный результат работы.
  5. Документопоток бывает внешним (включая входящий и исходящий) и внутренним. Первый нацелен на обеспечение связи предприятия с другими организациями и официальными органами, гражданами. Второй включает в себя все бумаги, которые касаются функционирования внутренней управленческой системы.
  6. Обычно выделяются такие этапы процесса, как прием входящих сообщений, их первичная обработка и регистрация, перенаправление руководителю или иному адресату. Далее следует фиксация принятого решения и его оформление, направление исполнителю или подготовка ответа. Впоследствии происходит формирование учетных и контрольных бумаг и, наконец, архивирование.

Важность процесса нельзя недооценивать. От грамотного оформления бумаг часто зависит успех кадровой и бухгалтерской работы, исход судебных разбирательств и тяжб с надзорными органами, отношения с контрагентами. В обязательном порядке (и именно в рамках и по требованиям стандарта) должны быть установлены лица, которые будут нести полную ответственность за каждый этап функционирования этой сферы.

Кардинальные изменения в реквизитах

Особое внимание при переработке акта было уделено реквизитам. Единообразие в этой сфере должно позволить упростить обеспечение надежной связи между предприятиями и учреждениями, четко организовать нормативно-методическую работу. Реквизитов осталось по-прежнему 30, но часть старых пунктов не вошла в действующий перечень, зато в нем появились новые.

Изменений много:

Кардинальные изменения в реквизитах

  1. Нет теперь таких самостоятельных прежде реквизитов, как код организации (04), ОГРН юрлица (05), ИНН/КПП (06). Они объединены в так называемые справочные данные (08).
  2. В то же время появились такие, как наименование структурного подразделения (06), наименование должности лица (07); гриф ограничения доступа (14). Последний реквизит ставится строго на первом листе, в его правом верхнем углу. Здесь же должна даваться и расшифровка: «коммерческая тайна», «для служебного пользования». Если такой отметки именно на этом месте нет, то доступ не ограничен законом.
  3. Номера и названия части реквизитов нового и старого акта совпадают. Это адресат (15), гриф утверждения документа (16), подпись (22), отметка о заверении копии (26).
  4. Старый реквизит 03 разделен на два: эмблема (02) и товарный знак (03). А первые два прежних теперь стали единым (01) — гербом. В него вошли и российский герб, и знаки субъектов и муниципалитетов. При этом единовременно использоваться может только один из них.
  5. Авторство бумаги определяется по трем пунктам. Это наименование организации (05) и структурного подразделения, а также ответственного должностного лица.
  6. В дате документа (10) при указании дня из первой декады сейчас не нужно проставлять цифру 0. Например, теперь надо писать 7 декабря 2018, а не 07 декабря 2018.
  7. Инициалы сейчас требуется указывать после фамилии. Это касается как физлиц, так и руководителей юрлиц. При обращении к адресату теперь официально можно (но необязательно) использовать обращения «г-же», «г-ну».
  8. В отметке об исполнителе (25) Ф. И. О. теперь указываются полностью. Здесь же должны быть номер телефона, должность, электронный адрес.

Одно из новых требований — отметка об электронной подписи (23). Она должна делаться на месте привычной подписи. Здесь должны быть указаны номер электронного ключа, Ф. И. О. владельца подтверждающего сертификата, срок действия разрешения. Обязательна и надпись, подтверждающая факт использования электронной подписи.

Общие требования

Действие стандарта образца 2018 г. распространяется на уставы предприятий и организаций, постановления должностных лиц, распоряжения и приказы руководителей, решения официальных органов, производственные и иные регламенты. Также его действие касается требований к положениям, правилам, инструкциям, протоколам, договорам, письмам, справкам и другим бумагам.

Текстовая часть актов

В новом акте появились разделы, касающиеся нормативных ссылок, требований по созданию документов, а также специальное приложение по титульному листу. Наиболее большой объем информации несет глава о правилах по видам и размерам шрифтов, межстрочным и иным интервалам, форматированию в целом. В этом разделе подробно описаны главные установки.

Секретарю, делопроизводителю, кадровику, руководителю нужно знать:

Текстовая часть актов

Создание документов,

  1. Нумерацию следует начинать с цифры 2 (и со второй страницы).
  2. Номер должен располагаться не менее чем на 1 см ниже верхнего среза листа. Проставляется он в центре.
  3. Документы можно печатать с обеих сторон листа. В этом случае ширина левого поля на одной и правого поля на другой стороне должна совпадать.
  4. Следует использовать шрифты Arial, Calibri, Times New Roman, Verdana. Размеры их установлены таким образом: 12−13 для Arial и Verdana, 13−14 для Times, 14 для Calibri. В пределах таких же отметок могут применяться и приближенные к названным шрифты.
  5. Отступ для абзаца определен в 1,25 см.
  6. В тексте применяется одинарный или полуторный межстрочный интервал. Он может быть и двойным, но только для бумаг маленького масштаба (например, официальных сообщений). Текст должен быть выровнен по границам полей и справа и слева.
  7. Длина большой строки реквизита зависима от способа его нанесения. Если применен угловой вариант — 7,5 см, продольный — 12 см.
  8. Внутренними актами могут быть предусмотрены некоторые особенности оформления. Так, часть реквизитов или подразделов текста допустимо выделять курсивом или полужирным шрифтом.
  9. Сами внутренние акты могут иметь титульный лист. Это касается правил, инструкций. Также титул допустим при создании отчетов и планов.

Новый ГОСТ прорабатывался тщательно и готовился долго. Он мог вступить в силу еще в 2016 г. Затем предполагалось, что стандарт будет введен с 2017 г. Но каждый раз требовались изменения, устранение огрехов, приостановки по другим причинам. Это еще раз подчеркивает важность самого акта, сферы документооборота в целом.

Жесткие таблицы

Изменения произошли в правилах создания таблиц. Наименование их должно быть точным, давать полное понятие о внутреннем наполнении и при этом быть кратким. Таблицы приобрели более стройную, но и более жесткую структуру. Она должна отвечать логике и содержанию всего документа.

Правила составления таблиц таковы:

Правила составления таблиц

  1. В заголовке должно быть указано наименование самого элемента, то есть быть слово «таблица». Далее следует ее порядковый номер, который указывается арабскими цифрами. После этого проставляется тире, а затем идет непосредственно название, которое начинается с большой буквы.
  2. В том случае, если название пишется прямо над таблицей, отступ абзаца не используется.
  3. Название набирается в одну строку. Даже если оно представляет собой законченное предложение, точка не ставится.
  4. Кавычки или подобные им элементы нельзя использовать взамен повторяющихся частей табличек.
  5. Нельзя оставлять ячейки пустыми, пропускать их. В незаполненном данными элементе необходимо поставить прочерк (тире).
  6. Запрещено разрывать тему и первые ячейки таблицы при переносе на новую страницу. Нужно проставить наименование, создать «шапку», сделать несколько ячеек и только затем переносить остальное. Та часть, которая остается на предыдущей странице, не нуждается в подчеркивании.
  7. Над перенесенной частью необходимо слева набрать уведомление «Продолжение таблицы» с указанием ее номера. Название повторять не нужно. Если графика создается программными средствами, то уведомление можно опустить.
  8. Заголовки запрещено делать лишь с помощью строчных букв.

Новые табличные правила призваны упростить поиск информации, избавить акты от лишних или необязательных элементов. В отношении пользы здесь эксперты оказались более однозначны во мнении, чем по всему стандарту.

Как правильно заверить копию

К организационно-распорядительным бумагам теперь отнесены не только такие, которые определены управленческим классификатором. Ими могут считаться письмо, справка, записка. Но только в том случае, если они оформлены по правилам, имеют соответствующие реквизиты. Новый порядок коснулся и заверения копий, в том числе и трудовых книжек.

Мелочей здесь нет, важны все пункты:

Как правильно заверить копию

  1. Заверяющая отметка проставляется в копии под реквизитом «Подпись».
  2. Если документ не подписан, то та же отметка проставляется внизу листа.
  3. В том случае, если копия будет использоваться для внутреннего обращения, на ней ставится отметка «Верно». Необходимы также указание должности ответственного лица, его подпись и дата. Роспись должна сопровождаться расшифровкой.
  4. Отметка должна быть подкреплена штампом или печатью.
  5. Если используется штамп, то он должен иметь поля для указания адреса хранения оригинала.
  6. Печать не может соприкасаться с росписью. Большая ее часть должна помещаться на названии должности. Стандарт для этого уставлен в размере не менее 80%.
  7. Запрещено делать оттиск между названием должности и фамилией заверяющего лица.
  8. На копиях, которые необходимы для внешнего пользования, обязательно указание места хранения оригинала с номером и датой архивного документа. Это касается и трудовых книжек. Например: «Подлинник хранится в АО „Волга“ в деле № 33/77 за 2018 год».

Сама копия может быть представлена в виде выписки из основного документа.

Корректировки призваны упростить работу, унифицировать документооборот. Все внутренние инструкции теперь должны быть изменены под требования акта образца 2018 г. Формально это направлено на создание единых благоприятных условий чиновникам, бизнесменам, сотрудникам контролирующих и надзорных органов.

Плюсануть
Поделиться
Отправить
Класснуть
Линкануть
Все товарные знаки, перечисленные на сайте, являются собственностью их владельцев.
Если владелец товарного знака не указан или указан неверно, немедленно сообщите нам об этом, и мы исправим ошибку.