Оформление документов при трудовых отношениях

vstuplenie v nasledstvo posle smerti bez zaveshchaniya Подсказки


В условиях рыночных отношений создается большое количество разных предприятий, фирм и учреждений, из-за чего отражение профессиональной деятельности граждан становится наиболее актуальным. Важная роль трудовых документов иногда недооценивается руководителями структур, поэтому кадровое делопроизводство ведется с нарушением правил и общегосударственных нормативов.

Трудовые документы

Необходимость регистрации

Перемещение персонала в процессе работы оформляется с учетом правил трудового законодательства. Для этого ведется номенклатурный учет, и создается архивная база для сохранности информативных сведений. Трудовые отношения возникают на основании договора между сотрудником и работодателем. Обязательность оформления прописывается в типовой инструкции о делопроизводстве (пункт 4.1.2), которую утвердило Министерство культуры РФ приказом № 536 в 2005 году.

Кадровый учет предусматривает комплексные действия по составлению, ведению, сохранности и поиску документов по работе с персоналом. Требования к документации излагаются в нормативных локальных актах по делопроизводству и содержатся в статьях Трудового кодекса РФ.

Оформление отношений

Важный этап трудоустройства предполагает правильное оформление документов, что оберегает работника от форс-мажорных ситуаций и увольнения с нарушением закона. Будущий сотрудник предъявляет документы, которые требуются для составления трудового соглашения, в первый день работы в организации. Их перечень содержится в статье 65 ТК РФ:

Документы для оформления на работу

  • документ, который подтверждает личность (чаще всего предъявляется паспорт);
  • трудовая книжка (она не требуется, если специалист принимается по совместительству или устраивается на работу впервые);
  • свидетельство о пенсионном государственном страховании;
  • военный билет (для военнообязанных граждан);
  • диплом об образовании, свидетельство о специальной подготовке, если работа требует определенных знаний.

Если человек впервые оформляет трудовой договор, то книжка и свидетельство о страховании регистрируются работодателем.

Прием в штат

Как оформляется новый сотрудник

Договор между работником и руководителем составляется в письменном виде и оформляется в двух экземплярах с обязательной подписью обоих участников отношений. Один экземпляр забирает работник, второй остается в организации. Если договор не оформлен по правилам, а сотрудник уже приступил к выполнению обязанностей с ведома работодателя или администрации, то документ считается вступившим в силу.

Фактическое использование труда работника обязует руководителя оформить с ним трудовое соглашение не позднее трехдневного срока. После подписания договора начальство издает приказ о зачислении человека в штат, после чего тот считается принятым. Работник знакомится с приказом и ставит на бланке подпись в трехдневный срок с момента подписания трудового договора. Гражданин может потребовать копию приказа, которая заверяется кадровым сотрудником и руководителем.

Одновременно с приемом работник знакомится с правилами распорядка, которые разрабатываются для внутреннего применения, нормативными локальными актами и коллективным договором. При приеме составляется заявление, и заполняется личная карточка. В большинстве случаев заявление пишется свободным текстом от руки, но в некоторых фирмах разрабатывается стандартная печатная форма. Текст документа визирует руководитель с указанием даты приема и оклада работника.

Подростки в возрасте 14—16 лет приносят свидетельство о рождении. Анкета служит обобщающим документом, в котором систематизируется информация о работнике. Она заполняется вручную без исправлений и помарок.

Виды документов

Личные документы в структуре делопроизводства имеют значение для каждого специалиста организации, поскольку подтверждают стаж и место работы при расчете пенсионных выплат и в других случаях. Если в учреждении нет кадрового работника, то оформлением сотрудников занимается секретарь. В состав документации по делопроизводству на предприятии входят:

  • приказы по составу работников и служащих;
  • личные карточки;
  • личное дело;
  • трудовой договор.

Приказы по составу сотрудников

Основанием для приказов служат письменные документы, например, заявление сотрудника, контракт, служебная записка. Каждый пункт распоряжения формулируется в соответствии с правилами и нормативами КЗоТ, в приказе содержится распорядительная информация для кадровика (премировать, перевести, уволить). В документе указываются инициалы и фамилия сотрудника, должность, конкретное место работы (цех, отделение), после чего ставится дата вступления в силу распоряжения.

Приказами оформляются все передвижения работника в рамках предприятия:

Оплата труды

  • изменение оплаты и условий деятельности;
  • присвоение квалификационных разрядов;
  • наложение взысканий;
  • перевод в другое структурное подразделение;
  • отпуск, командировки;
  • поощрения;
  • изменение анкетных данных (смена фамилии, места проживания).

В случае перевода ставится название должности и подразделения, временный или постоянный характер, указываются условия перемещения и оплата на новом месте. При увольнении обязательно пишется причина расторжения договора в соответствии с требованиями статей КЗоТ. Отпуск оформляется приказом с проставлением начала и конца периода.

Текст распоряжения руководителя доводится до заинтересованного работника, после чего тот должен расписаться на бланке приказа. Указания начальства регистрируются в отдельном журнале. Если издается небольшое число приказов за год, то используется книга учета. Большие предприятия применяют карточную систему регистрации распоряжений, что более удобно. Сюда вносятся сведения относительно даты создания приказа, номера, содержания и подписи.

Информация, которая содержится в приказах по личному составу организации, обязательно вносится в виде записи в трудовую книжку.

Учетная карточка

Книжка сотрудника

Такие бланки по форме Т-2 заводятся на всех сотрудников и относятся к категории учетных документов. Данные из формуляра берутся для анализа кадровых перестановок и регулирования состава. На основе карточек создаются разные справочные и информационные документы по штату фирмы.

Карточка составляется в одном экземпляре. Изменения трудовой деятельности работника отражаются в виде записи на стандартном бланке. Для личных формуляров создается хранилище в форме алфавитных ячеек. Если на предприятия система данных автоматизирована, то информация хранится в компьютере, а при необходимости использования распечатывается на принтере.

Формуляры на тех, кто работает в настоящий момент, хранятся в отделе кадров. Карточки специалистов, которые уволились, находятся в офисном помещении в течение года, а затем передаются в архив.

Личное дело

Комплекс документов, содержащих информацию о сотруднике и его трудовом стаже, называется личным делом. В процессе деятельности работника на предприятии досье пополняется новыми документальными сведениями. Личное дело ведется в папке для каждого служащего, а ответственность за своевременное внесение изменений несёт отдел кадров. Последовательность, с которой документы включаются в досье:

Порядок оформления договора

  • опись содержащихся справок, приказов и других бумаг;
  • анкета с фотографией и дополнения к ней;
  • заявление с просьбой принять на должность;
  • трудовое соглашение;
  • копия распоряжения о приеме на должность;
  • копия дипломов и свидетельств об образовании;
  • рекомендации и характеристики.

Перемены в служебном положении регистрируются в анкетном дополнении со ссылкой на определенные приказы с указанием номера, поэтому копии распоряжений не вкладываются в личное дело. В досье добавляются документальные подтверждения дополнительной учебы, смены фамилии, семейного положения и т. д. Не приобщаются документы о состоянии здоровья и выписки с места проживания.

Бумаги из личного дела изымаются по разрешению руководителя предприятия. На место бланка вкладывается лист с подписью кадрового работника, описанием цели и фамилией начальника, который дал указание об изъятии. В случае увольнения комплект дополняется соответствующим заявлением и копией приказа.

Личные дела регистрируются в журнале учета, число записей соответствует количеству досье. Если работник увольняется, то номер его дела используется для папки нового специалиста. Проверка состояния учета проводится ежегодно, при этом составляется акт. По разрешению руководителя личное дело может временно передаваться государственным службам, но на срок не больше 15 дней. В это время на место папки ставится карточка с информацией об изъятии.

Договор о сотрудничестве

В документе содержатся условия индивидуального труда работника, должность, обязанности, права и оплата. Трудовой договор является соглашением, в соответствии с которым сотрудник выполняет работу, а предприятие выплачивает ему вознаграждение. Документ содержит обязательства администрации по обеспечению условий работы, которые предусматриваются положениями КЗоТ. В договоре рассматриваются основные и дополнительные положения. К основным условиям относятся:

  • вопросы о работе на одной или нескольких должностях;
  • соответствие квалификации;
  • условия и место работы (главное отделение предприятия или его структурный филиал);
  • срок действия документа и его вид;
  • условия оплаты работы сотрудника.

Подписание договора с сотрудником

По действующему законодательству России человеку разрешается заключать второе соглашение по совместительству наряду с основным трудовым договором (статья 283 ТК РФ). Но в том же законе прописывается запрет для некоторых групп работников трудиться по совместительству помимо основного места деятельности.

Не разрешается работать одновременно на двух должностях государственным сотрудникам, служащим правоохранительных органов и судьям. Запрет не распространяется на научные, творческие и преподавательские виды деятельности. Трудовое соглашение распределяется по времени действия:

  • на неопределенный период;
  • срочный договор на срок не больше 5 лет, если другие временные рамки не устанавливаются законодательством.

Порядок оформления трудовых документов

В большинстве случаев при приеме на работу заключается договор на неопределенное время. Срочное соглашение имеет место, если рабочие отношения не могут устанавливаться на неопределенный период из-за характера и специфики будущей деятельности. Такие варианты и условия выполнения предусматриваются в статье 59 ТК (например, сезонные, временные или наладочные работы).

Если ни один из участников не требует расторжения соглашения после завершения срока его действия, то специалист продолжает трудиться дальше. В этом случае условие срочного договора теряет силу, и соглашение рассматривается как заключенное на неопределенный период.

Трудовая книжка

Трудовая книжка

Сегодня в России считаются действительными книжки образцов 1983, 1973 и 2003 года, они не требуют замены. Документ выдается всем работникам, которые трудились в организации не меньше 5 дней, при этом работа должна быть основной, а не дополнительной (статья 66 ТК).

При приеме на работу для заключения соглашения специалист предоставляет трудовую книжку в комплекте с другими документами. После увольнения администрация возвращает её владельцу. Если гражданин желает внести в бланк трудовой запись о работе по совместительству, то у него есть такое право. Он предъявляет основному работодателю справку с подтверждением факта работы на другой должности в иной организации, и кадровик записывает это.

Трудовая книжка является подтверждением работы и трудового стажа человека, но многие функции передаются договору о сотрудничестве и учету работников по персонифицированному принципу. С января 1997 года стаж граждан учитывается Пенсионным фондом и ФСС, поэтому роль трудовой книжки в оформлении обеспечения по старости сводится к нулю.

К утраченным функциям документа относится запись в нём сведений о квалификации специалиста. Отметка о пересдаче разряда когда-то делалась в бланке трудовой, а сегодня такую информацию можно почерпнуть из резюме сотрудника. С начала 2007 года больничный лист работнику оплачивается независимо от непрерывного стажа, который раньше указывался в книжке.

Правильное оформление трудовой документации является выгодным как сотруднику, так и работодателю. В результате начальник не имеет неприятностей во время государственных проверок, а работник получает оплату в соответствии с соглашением.



Оцените статью