Что такое электронный документооборот

1367970 Вопрос-ответ про бизнес


Некоторые люди используют в своей деятельности термин «электронный документооборот», совершенно не понимая, что это такое. Электронный документооборот – это совсем не письма, посланные по емейлу, это вовсе не экселевские файлы, которые сохранены на компьютере или флешке. Все это не является документами, это просто информация, которую используют в своей работе бухгалтеры, руководители и другие сотрудники.

Электронный документооборот – это документы, которые подписаны электронной цифровой подписью. В России существует закон об ЭЦП. Ее могут изготавливать коммерческие компании, которые имеют на это право, исходя из законодательства РФ.

Только те документы, которые подписаны ЭЦП, зашифрованы и переданы с помощью систем телекоммуникаций, можно отнести к электронному документообороту. В последние годы это используется и для сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности в налоговую инспекцию.

Специальные компании изготавливают ЭЦП, и предприятия отправляют в электронном виде отчетность налоговикам, подписанную ЭЦП.

Кроме того, электронный документооборот принят между банком и его клиентом. В программах «банк-клиент» платежные документы также подписываются электронной подписью руководителя и главбуха.

ЭЦП неосязаема, это не печать, факсимиле или ксерокопия подписи руководителя. Это такой специальный файл, который прикрепляется к документу и свидетельствует о том, что руководитель этот документ видел, он с ним согласен и несет ответственность за правильность его составления.

Электронную подпись можно заказать в коммерческих организациях, которые имеют специальное разрешение на их изготовление. Точно так же, как при изготовлении обычных печатей, нужно подтвердить полномочия руководителя, и вам сделают ЭЦП. Подписывание документов электронно-цифровой подписью хранится на флешках или специальных USB-ключах.

От глобальной сети интернет-стратостатов компания Alphabet отказалась


Оцените статью